SOLUCIONES DE RIM PARA EMPRESAS

Soluciones de RIM para Empresas de Todos los Sectores

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Independientemente del tamaño y alcance de una empresa, Access posee la experiencia global, tecnologías potentes y el conocimiento relacionado al sector para brindar siempre los recursos de administración de activos físicos y digitales correctos para mejorar la eficiencia, reducir los costos y mitigar los riesgos de filtración de datos.

COMBINE REGISTROS FÍSICOS Y DIGITALES

Los servicios de indexación y escaneo de documentos de Access pueden optimizar los flujos de trabajo sin sacrificar la seguridad y capacidad de recuperación del usuario. Si convierte los registros físicos en documentos electrónicos, podrá realizar lo siguiente:

  • Consolidar la información que actualmente está diseminada por los departamentos.
  • Mejorar los procesos de búsqueda y recuperación de documentos.
  • Compartir con facilidad registros vitales cuando, y donde, sea necesario.
  • Ahorrar espacio y reducir los costos de almacenamiento.
  • Asegurar el cumplimiento con la normativa.

Nuestras soluciones de clasificación por tipo de documento y de indexado a nivel de página pueden archivar la información relevante junta con precisión, lo que garantiza registros completos y recuperaciones rápidas. Y nuestros análisis y tecnologías potentes le permiten administrar, organizar y recuperar de manera segura los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

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AHORRE ESPACIO CON EL ALMACENAMIENTO EXTERNO

Ya sea grande o pequeña, cada empresa lucha con el espacio: parece que nunca es suficiente.

Si a eso le sumamos las distintas normas estatales y federales que requieren la retención de ciertos registros en formato físico, es posible que empiecen a aparecer gabinetes de almacenamiento fuera de la sala de almacenamiento. Eso le deja dos opciones para las empresas con visión de futuro: gastar mucho dinero en una renovación o una mudanza, o elegir un proveedor de almacenamiento, como Access, para reducir costos.

En Access, puede disfrutar de las mejores características de seguridad en nuestras instalaciones de vanguardia:

  • Sistemas de vigilancia interior y perimetral.
  • Requisitos de acceso biométricos dactilares.
  • Rastreo de inventario con código de barras a nivel de contenedores y de cintas.
  • Sistemas de extinción de incendios en seco y que respetan el medioambiente.
  • Análisis y tecnologías potentes con nuestra administración de inventario basada en la Web.

En el caso de las empresas que requieran medidas de seguridad adicionales, o que posean registros susceptibles al deterioro (como microfilm), algunas de nuestras ubicaciones también ofrecen bóvedas seguras con sistemas de regulación de la temperatura y humedad.

MEJORE LA EFICIENCIA CON RECUPERACIONES SEGURAS

En Access, superamos las prácticas estándares del sector de los proveedores tradicionales de administración de documentos. Nos tomamos el tiempo para comprender verdaderamente el sector específico de nuestro cliente y para brindar soluciones integrales que aborden todas sus necesidades.

Por ejemplo, establecimos varios métodos de recuperación de activos digitales y físicos para asegurarnos de que los clientes reciban la información conforme a sus preferencias. Estos métodos incluyen lo siguiente:

  • Entregas rápidas de registros físicos, a cualquier oficina en la sean necesarios.
  • Servicios Scan-on-Demand para la entrega por vía electrónica de registros físicos.
  • Recuperaciones a voluntad de archivos ya digitalizados a través de nuestro repositorio cifrado en línea, FileLineACCESS.

Si bien recibir los documentos físicos tiene muchos beneficios, optar por acceder a ellos de forma digital puede bajar los costos y permitirle optimizar procesos y procedimientos. Con nuestros análisis y software potentes, puede tomar decisiones informadas sobre ventas, operaciones o inventario con más rapidez y sin costos de mantenimiento o inversiones en TI. También podemos personalizar los niveles de acceso para asegurarnos de que tenga control sobre quién recupera, edita o accede a qué información.

Sin importar sus preferencias de entrega, contamos con la experiencia y pericia global para ser el socio de administración de registros que está buscando.

ESTABLEZCA PROGRAMAS DE DESTRUCCIÓN QUE CUMPLAN CON LA NORMATIVA

Los programas de destrucción y retención que cumplen con la normativa ayudan a las empresas con visión de futuro a evitar multas y sanciones, mitigar riesgos asociados con documentos que se descartan incorrectamente y reducir costos relacionados con los requisitos de almacenamiento.

En Access, brindamos programas de Destrucción Segura flexibles y escalables, y servicios de destrucción a pedido para aquellos activos físicos que superan los requisitos de retención. Para cerciorarnos de que cumple con todas las normativas relevantes, como las Leyes HIPAA, Gramm-Leach-Bliley, FACTA y Federal de Confidencialidad, también otorgamos un Certificado de Destrucción y cualquier otra documentación necesaria.

Además, nuestras ubicaciones con certificación AAA NAID también le permiten destruir con confianza y reciclar equipos informáticos, medios electrónicos (incluidas cintas, CD y discos) y otro equipamiento de oficina.

REVISIONES COMERCIALES TRIMESTRALES

Comprendemos que las necesidades de administración de la información de cada empresa son tan únicas como la organización en sí. También creemos que esas necesidades evolucionan y aumentan con el correr del tiempo, lo que significa que los programas deben evaluarse regularmente y actualizarse según sea necesario.

Es por eso que programamos revisiones trimestrales para descubrir áreas del programa que pueden mejorarse, y para asegurar un cumplimiento total con las políticas de gobierno de la información internas y con las normas aplicables del sector.

Las Revisiones Trimestrales de Access involucran lo siguiente:

  • Monitoreo de tendencias de actividades.
  • Validaciones de cronogramas de retención y destrucción.
  • Revisiones de elementos nuevos y sus cronogramas necesarios.
  • Observaciones de crecimiento del volumen de almacenamiento por departamento.

Cuando corresponda, también compartiremos las “prácticas recomendadas” del sector para asegurarnos de que conozca cualquier progreso significativo en la productividad y prácticas de administración de registros. Contáctese con nosotros hoy y disfrute del mejor servicio que solo Access puede brindar.