SOLUCIONES PARA EL SECTOR DE SEGUROS

Soluciones de Administración de Documentos para Compañías de Seguro

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A diferencia de los proveedores de administración de documentos tradicionales, Access se toma el tiempo para comprender el sector de seguros y las necesidades de quienes lo componen. Con esa experiencia del sector obtenido, y nuestra experiencia general, tenemos una capacidad sin igual para proporcionar a las organizaciones de seguro con visión de futuro soluciones flexibles, escalables y personalizadas que pueden reducir los costos, mejorar la eficacia y permitirle disfrutar del mejor servicio.

ALMACENAMIENTO SEGURO PARA REGISTROS DE SEGUROS Y ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Entre las aplicaciones, los reclamos y los documentos administrativos, las compañías de seguro generan una cantidad enorme de papeles a diario.

Y dada la naturaleza confidencial de la información de estos registros, los proveedores deben cumplir con diversas normas de retención que definen el tiempo por el cual deben conservarse. Desafortunadamente, la retención necesaria de dichas cantidades abrumadoras puede llevar a que las compañías de seguros tengan muchos gabinetes de archivos y espacio insuficiente en la oficina.

En Access, nuestros centros de registros con certificación PRISM Privacy+ pueden ayudarlo con el cumplimiento y eliminar, al mismo tiempo, los costos y la falta de espacio en el almacenamiento in situ. Los centros de registros se construyeron con una variedad de características de avanzada que incluyen las siguientes:

Los centros de registros se construyeron con una variedad de características de avanzada que incluyen las siguientes:

  • Sistemas de video vigilancia internos y externos con monitoreo continuo.
  • Rastreo de inventario con código de barras tanto a nivel de contenedores como de cintas.
  • Procedimientos de inventario que ayudan a establecer una cadena ininterrumpida de custodia.

En el caso de registros susceptibles al deterioro (como microfilm), también ofrecemos bóvedas con protección contra incendios que poseen sistemas de regulación de la humedad y la temperatura. Además, nuestras bóvedas de almacenamiento ofrecen requisitos biométricos dactilares y características de seguridad mejoradas.

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COMBINACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN DIGITALES Y FÍSICOS

Reduzca costos, automatice flujos de trabajo y asegúrese de que se pueda acceder instantáneamente a los registros necesarios por medio de la combinación de los registros digitales y físicos. Nuestros servicios de escaneo de documentos poseen tecnologías y análisis poderosos que le permiten realizar lo siguiente:

  • Optimizar los procesos de recuperación e incrementar la productividad.
  • Mejorar la seguridad de los registros financieros confidenciales.
  • Compartir información con filiales en todo el mundo.
  • Indexar la documentación de respaldo para asegurar información de reclamos integral.
  • Asegurar el cumplimiento con los requisitos normativos.

Nuestra experiencia en profundidad con proveedores de seguros médicos, de vida y de propiedad significa que hemos escaneado toda la gama de documentos relacionados con el sector necesarios para asegurar registros precisos, lo que incluye lo siguiente:

  • Aplicaciones de Seguros
  • Políticas  
  • Formularios de Reclamos
  • Formularios de Cambios y Administración
  • Formularios de Reembolso de Flex
  • Formularios de Anualidad
  • Propuestas
  • Contratos

RECUPERACIONES DE DOCUMENTOS SEGURAS, RÁPIDAS Y PRECISAS

Las solicitudes de registros de seguro pueden provenir de diversos solicitantes, como los siguientes:

  • Clientes
  • Agentes de Seguro
  • Administradores de Póliza
  • Peritos Tasadores
  • Departamentos Contables
  • Auditores
  • Reguladores
  • Líderes de Organizaciones

Con esta constante necesidad de información y las normas que requieren la facilidad de acceso a los registros, las organizaciones de seguro con visión de futuro deben estar listas para responder a las personas correctas, con el formato correcto, lo más rápida y eficientemente posible. Access puede ayudarlo a satisfacer todas las solicitudes internas y externas con entregas a tiempo y una precisión de recuperación de archivos sin igual.

Nuestro conjunto completo de soluciones de administración de registros incluye interfaces y tecnologías poderosas que ofrecen una variedad de métodos de entrega digital:

  • Los documentos previamente digitalizados pueden verse, adjuntarse y compartirse a voluntad a través de nuestro repositorio seguro, FileLineACCESS.
  • Los registros físicos pueden escanearse a pedido y ponerse a disposición a través de nuestra interfaz global.
  • Los archivos pueden escanearse y cargarse a su sistema de reclamos existente.

Cuando se solicitan archivos físicos almacenados, los ubicaremos y se los entregaremos con rapidez, y nos aseguraremos así de que pueda cumplir con las fechas límite y de que aumente la eficiencia administrativa. Cuando sea necesario, también nos aseguraremos de que haya autorizaciones firmadas junto con las solicitudes, para ayudarlo a mantener el cumplimiento.

CUMPLIMIENTO CON NORMAS DE SEGUROS

Los proveedores de seguro con visión de futuro deben crear programas de administración de activos digitales y físicos centralizados que cumplan con las reglas y normas existentes, y que sean, al mismo tiempo, lo suficientemente flexibles y escalables para responder a requisitos nuevos o en expansión. En Access, lo ayudaremos a crear ese programa y nos aseguraremos de que este logre lo siguiente:

  • Mantener la privacidad de los registros de sus clientes.
  • Mitigar los riesgos de robo, fraude y abuso.
  • Reducir el potencial de multas, sanciones y responsabilidad legal.
  • Disminuir la posibilidad de bajas de clientes.

Lo ayudaremos a establecer e implementar una política de retención y destrucción que pueda reducir los costos, aumentar la eficiencia y optimizar procesos.

Gracias a nuestra experiencia global dentro del sector de seguros, esta política asegurará que pueda monitorear, evaluar y mejorar prácticas comerciales de operaciones internas para realizar lo siguiente:

  • Detectar e informar actividades sospechosas, conforme a los programas de la Ley de Secreto Bancario (BSA)/de cumplimiento contra el Blanqueo de Capitales (AML).
  • Seguir procedimientos de informe internos para proteger a los inversores del fraude corporativo, tal como lo requiere la Ley Sarbanes-Oxley (SOX).
  • Mantener soluciones de uso compartido de la información claras que protejan eficazmente los datos confidenciales de los clientes, conforme a la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA).
  • Ajustarse a los requisitos de firma electrónica de la Ley de Firmas Digitales en el Comercio Nacional y Mundial (Ley ESIGN).
  • Asegurar la información médica confidencial (PHI) tal como lo requiere la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA).
  • Mantener el cumplimiento con los programas de gobierno de la información internos.

PROGRAMAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS QUE CUMPLEN CON LA NORMATIVA

Los proveedores de seguro, ya sea médicos, de vida o de propiedad, manejan una gran cantidad de información de carácter personal (PII), PHI e información financiera. Cuando estos registros cumplen los plazos establecidos por los requisitos de retención, deben desecharse correctamente para evitar multas, sanciones, violaciones de seguridad y la pérdida de la confianza del cliente.

En Access, hemos obtenido experiencia en el sector local y multinacional para diseñar programas personalizados e integrales de destrucción de documentos. Estos programas de Destrucción Segura que cumplen con la normativa aseguran que los registros se destruyan de manera segura y se reciclen al final de su vida útil, lo que logra mitigar los riesgos anteriormente mencionados, reducir costos y ahorrar espacio valioso de almacenamiento.

Además, dado que nuestras instalaciones de Destrucción Segura poseen certificaciones de cumplimiento con NAID AAA y PCI DSS, podemos realizar lo siguiente:

  • Llevar a cabo destrucciones móviles y en la planta en muchas ubicaciones.
  • Garantizar el cumplimiento con las normas y leyes federales y estatales relevantes.
  • Proporcionar opciones de triturado escalables y flexibles.
  • Encargarnos de la destrucción de equipos informáticos, microfilm y muchos otros formatos de medios.
Elija entre nuestras soluciones de Destrucción Segura permanentes y a demanda, o aproveche la ventaja de ambas opciones para satisfacer sus necesidades únicas. Una vez finalizados los servicios, recibirá un Comprobante de Servicio, un Certificado de Destrucción y demás documentación correspondiente para asegurarse de que sus registros comerciales estén completos y de mantener el cumplimiento de todos los requisitos legales.