SOLUCIONES DE RIM PARA EL GOBIERNO

Soluciones de Administración de Registros para Dependencias Estatales y Federales

goveth


En Access, estamos dedicados a proporcionar soluciones sin igual que permitan a nuestros clientes disfrutar del mejor servicio. Independientemente de si su dependencia es pequeña o grande, personalizaremos nuestras soluciones para ayudarlo a reducir costos, mejorar la eficiencia, mantener el cumplimiento con la normativa y cumplir con las fechas límites oficiales.

Servicios de Administración y Escaneo de Documentos que Cumple con la Normativa

Es clave para cualquier programa integral de administración de registros gubernamentales mantener el cumplimiento con las directivas y normas federales.

Por ejemplo, tanto la Resolución Presidencial sobre Administración de Registros Gubernamentales, la cual solicita las dependencias pasen en la mayor medida posible a prácticas de mantenimiento digital, como la Política de Datos Abiertos, la cual ordena que pongan los recursos a disposición del público para que puedan acceder a ellos y utilizarlos, guían a las dependencias hacia la digitalización de los registros permanentes en copia física.

Mediante la combinación de los registros físicos, analógicos y digitales, las dependencias con visión de futuro no solo cumplen con los requisitos anteriores sino que permiten un acceso más rápido, mitigan riesgos y reducen costos. La digitalización de documentos convierte los abrumadores archivos de registros en datos digitales que se almacenan e indexan con facilidad.

Nuestras soluciones de clasificación archivan con precisión todos los registros relacionados juntos para garantizar que se puedan aislar y visualizar rápidamente archivos minuciosos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Además, nuestras soluciones de escaneo y conversión de documentos pueden personalizarse según los niveles actuales de acumulación de registros:

  • Las conversiones de archivos anteriores pueden digitalizar grandes volúmenes de registros existentes.
  • Las conversiones a partir del día de la implementación pueden garantizar la digitalización total de registros en adelante.
  • Las conversiones de digitalización a pedido pueden utilizarse para entregar documentos individuales según sea necesario.

Como beneficio adicional, contamos con centros de datos redundantes y tecnologías poderosas para garantizar que sus registros estén a salvo de desastres y que estén disponibles a través de conexiones seguras a Internet. También ofrecemos niveles de permisos personalizados para controlar quién puede acceder a qué información.

Contáctenos hoy mismo para convertir con seguridad sus archivos gubernamentales con Access.

Reducir la Huella Física

Para cumplir con la Política de Reducción de la Huella, las dependencias gubernamentales deben deshacerse de las instalaciones excedentes y reducir los metros cuadrados totales de las oficinas y el espacio de almacenamiento.  

Esto puede lograrse, en parte, a través de la conversión de registros físicos a formato digital, mientras que las copias redundantes e innecesarias pueden destruirse y reciclarse de manera segura. Sin embargo, existen muchos registros gubernamentales estatales y federales que deben conservarse hasta que se autorice su desechado o transferencia permanente a la Administración Nacional de Registros y Archivos (NARA).

Desafortunadamente, aquellos documentos que requieren retención por un largo período, que no están listos para archivarse en la NARA, aún pueden requerir mucho espacio de almacenamiento.

Si encuentra que no puede reducir adecuadamente la huella y almacenar todos los registros necesarios, el almacenamiento externo con un proveedor de administración de registros de confianza puede ser la mejor solución. Con la experiencia obtenida específica del sector gubernamental y la pericia general demostrada, Access puede ayudar. Proporcionamos instalaciones de almacenamiento de vanguardia que ofrecen lo siguiente:

  • Sistemas de vigilancia perimetral, en la entrada y en el interior.
  • Requisitos de acceso biométricos.
  • Rastreo de inventario con códigos de barras.
  • Bóvedas con sistemas de regulación de la temperatura y humedad, y protección contra incendios.

Además, se mantiene el acceso a los registros físicos sin interrupciones dado que pueden entregarse oportunamente o escanearse y recuperar digitalmente de forma segura. Una vez que se solicita una copia digital, pondremos a disposición el registro a través de nuestra interfaz cifrada, donde puede recuperarlo a pedido o puede importar el documento directamente a su sistema interno.

Servicios de Consultoría de Programa de Administración de Registros y Información

Los estudios han demostrado que muchas dependencias gubernamentales no cuentan con el tiempo o la experiencia para diseñar e implementar una política de administración y desechado de registros efectiva y que cumpla con las normativas.

De hecho, en el informe más reciente de Autoevaluación de Administración de Registros (RMSA) de NARA se concluyó lo siguiente:

  • El personal de administración de registros de muchas dependencias necesita mayor desarrollo.
  • Las consideraciones de RIM no se incorporan de forma constante.
  • La mitad de los agentes de registros gubernamentales solo se ocupan de las responsabilidades relacionadas a tiempo parcial.

Access puede ayudar. Nuestra experiencia obtenida en clasificación de registros, políticas de retención que cumplen con la normativa y cronogramas de destrucción estrictos lo ayudará a llevar adelante de forma eficiente a su departamento o dependencia, tanto desde el punto de vista financiero como de cumplimiento con la normativa. Trabajaremos de cerca con usted para diseñar e implementar una solución de administración de registros que sea flexible, escalable y personalizable que aborde sus necesidades y cumpla con sus políticas de Gobierno de la Información (IG).

Para garantizar que el programa de RIM se mantenga actualizado, también programaremos revisiones trimestrales para hablar sobre las necesidades del departamento y para descubrir mejoras adicionales. Estas revisiones involucran lo siguiente:

  • Evaluación del crecimiento del volumen de almacenamiento.
  • Validación de los cronogramas de retención existentes e inclusión de cualquier elemento nuevo.
  • Confirmación de que se cumplen los cronogramas de destrucción actuales.

Administración de Servicios de Destrucción de Registros y Documentos

manage

Dado que los registros físicos exceden los requisitos de retención, aumentan innecesariamente la capacidad y los costos de almacenamiento.  

Sin embargo, la destrucción incorrecta de registros y de información de carácter personal confidencial puede llevar a violaciones de seguridad, pérdida de la reputación y otras sanciones potenciales.

En Access, trabajamos de cerca con las dependencias gubernamentales estatales y federales para crear programas de destrucción de documentos que puedan lograr lo siguiente:

  • Mitigar riesgos.
  • Reducir los requisitos de almacenamiento.
  • Ahorrar dinero.
  • Garantizar el cumplimiento con las normas de confidencialidad y disposiciones presidenciales.

Proporcionaremos a su dependencia contenedores seguros que pueden recogerse según sus preferencias de cronograma, ya sea semanal, quincenal o mensualmente, y luego destruiremos y reciclaremos de forma segura los registros que contiene. Al final de cada mes, o cada vez que se finalicen servicios de destrucción a demanda, proporcionaremos un Certificado de Destrucción y toda la documentación necesaria para garantizar la precisión de sus registros y que cumpla con todos los requisitos de cumplimiento normativo.