ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN LÍNEA

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Soluciones de Almacenamiento y Acceso Seguras para Todos los Registros

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Transformar Digitalmente Su Empresa

Los profesionales de administración de registros son los responsables del mantenimiento, la retención y la destrucción de grandes volúmenes de documentos y archivos. Desafortunadamente, a medida que estos volúmenes aumentan, también lo hace la posibilidad de cometer errores costosos de retención y cumplimiento, como los siguientes:

  • Almacenar documentos de manera interna, donde rápidamente pueden ocupar espacio valioso y desorganizarse.
  • Utilizar unidades de autoalmacenamiento públicas que no cumplen con los estándares de seguridad del sector.
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La respuesta más simple y segura es adoptar la transformación digital.

En Access, proporcionamos los niveles de seguridad más altos para cumplir con todas sus necesidades de administración de registros físicos, incluidos el rastreo de inventario, las bóvedas climatizadas, los sistemas de extinción de incendios que superan los estándares de la industria y sistemas de vigilancia las 24 horas, los 7 días de la semana. Nuestras soluciones de administración de documentos digitales correspondientes pueden garantizar niveles adicionales de cumplimiento, acceso y seguridad al mismo tiempo que le permiten transformar digitalmente su empresa.


Reducir los Costos de Almacenamiento de Documentos  

Muchas organizaciones mantienen archivos físicos de algunos de sus documentos comerciales. Sin embargo, ocupar espacio valioso en las oficinas de los empleados o en las salas de reunión con los clientes, o rentar áreas de almacenamiento internas adicionales, para archivos inactivos o semiactivos puede acabar con el presupuesto de una empresa.

El almacenamiento de documentos en línea le permite recuperar espacio en la oficina y reducir considerablemente los costos operativos. Nuestro software de administración de documentos, FileBRIDGE Digital, proporciona un repositorio central seguro e intuitivo para sus archivos activos, inactivos y semiactivos que facilita encontrar la información en no más de tres clics, en caso de que necesitara recuperarla o compartirla.

Además, almacenar digitalmente los documentos con FileBRIDGE significa lo siguiente:

  • No comprar hardware.
  • No necesitar infraestructura tecnológica.
  • No enfrentar riesgos de propiedad y de tener que actualizar software o equipos obsoletos.

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Aumentar la Seguridad de los Documentos

Asegurar los registros digitales y físicos no es una elección. La probabilidad de que un negocio experimente la filtración de datos ha aumentado tanto que ya no es una cuestión de “si” ocurrirá, sino de “cuándo”. Con las soluciones de almacenamiento de documentos en línea de Access, puede descansar tranquilo sabiendo que los documentos comerciales críticos siempre están protegidos y de que los riesgos de filtración son mínimos.

Comparta con confianza un documento, o miles, con los empleados, clientes y terceros de confianza al mismo tiempo que reduce las amenazas de fraude y robo internos. Puede controlar quién tiene acceso a los documentos almacenados digitalmente, al igual que las acciones en los documentos, como imprimir, editar, eliminar o descargar. Además, es posible auditar todas las acciones y accesos, para mayor protección contra accesos no autorizados o pérdida accidental de datos.

Las medidas de seguridad adicionales incorporadas en nuestras soluciones de almacenamiento de documentos en línea incluyen las siguientes:

  • Cifrado de datos en reposo (AES 256 bits) y en tránsito (SSL 1024 bits para transferencia de datos y 256 bits para aplicaciones web).
  • Procesos y centros de datos con certificación SSAE-16.
  • Reglas de contraseña robustas, inicio de sesión único y autenticación de dos factores.
  • Restricciones de IP.
  • Hardware de centros de datos redundantes para asegurar la continuidad durante y después de desastres naturales.

Potencie el Cumplimiento del Almacenamiento de Documentos  

Entre el mayor riesgo de filtración de datos y las cantidades enormes de información médica confidencial (PHI), la información de carácter personal (PII) y los registros financieros confidenciales disponibles en formato digital, el cumplimiento con las normas federales y estatales puede ser apabullante.

En Access, podemos proteger y administrar sus documentos en papel y digitales en cumplimiento con todas las normas aplicables, como HIPAA, FACTA, FERPA, SOX y GLBA. Además, el tablero de cumplimiento de FileBRIDGE Digital puede monitorear los documentos digitales y notificarle si falta alguno o ha caducado.

Con nuestras soluciones de almacenamiento de documentos, puede administrar proactivamente los archivos y no volver a preocuparse otra vez por una auditoría.

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Aumente la Productividad Comercial

La mayoría de las empresas no toman en cuenta los costos asociados con archivar y recuperar documentos en papel. De hecho, las tareas administrativas, como esas, generalmente se pasan por alto cuando se consideran los presupuestos y gastos generales; pero se estimó que los empleados pueden dedicar hasta un 20 % de su tiempo buscando documentos necesarios mal archivados.

Afortunadamente, un sistema de administración de documentos digital permite un acceso más rápido y puede ayudar a liberar el tiempo de los empleados para que se concentren en tareas más importantes. Escanear y almacenar documentos digitalmente en la plataforma FileBRIDGE también puede automatizar los procesos de documentación que consumen tiempo gracias al enrutamiento automático de los documentos para revisión, aprobación y firmas digitales, y la clasificación y el archivado de documentos precisos sin ingreso de datos o intervención humana.