SOLUCIONES PERSONALIZADAS

Soluciones de Administración de Registros para Escuelas y Universidades

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A diferencia de los proveedores de administración de documentos tradicionales que no pueden, o no quieren, comprender por completo y abordar sus necesidades específicas, Access tiene la capacidad única de brindar soluciones personalizables, escalables y flexibles a las instituciones educativas con visión de futuro. Estamos dedicados a ayudarlo a reducir costos, mejorar la eficiencia y mantener el cumplimiento para que pueda disfrutar verdaderamente del mejor servicio.

CUMPLIMIENTO CON NORMAS EDUCATIVAS

Si bien las prácticas en las escuelas y universidades pueden variar mucho, la necesidad de mantener el cumplimiento con las normas aplicables es universal. Dicho cumplimiento puede hacer lo siguiente:

  • Garantizar la privacidad de los registros de estudiantes.
  • Mitigar los riesgos de robo y fraude.
  • Reducir el potencial de multas y responsabilidad legal.
  • Disminuir la posibilidad de publicidad negativa.

Cuando se asocia con Access, podemos ayudarlo a crear y a implementar correctamente una política de activos de información digital y física que pueda llevar a mejores servicios para estudiantes, procesos comerciales y eficiencia organizativa general.

Con nuestra experiencia general y la obtenida en el campo de la educación, garantizaremos una política que:

  • Proteja la privacidad de los registros educativos de los estudiantes conforme a la Ley de Derechos de la Familia sobre la Educación y Privacidad (FERPA).
  • Se corresponda con los principios de protección de la información personal establecida por los Principios de Práctica Justa respecto a la Información (FIPP).
  • Mantenga la confidencialidad de la información de carácter personal de los estudiantes relativa a la educación especial, conforme a la Ley Educativa para Personas con Discapacidad (IDEA).
  • Proteja la información médica confidencial (PHI) de los estudiantes tal como lo requiere la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA).

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ALMACENAMIENTO SEGURO PARA REGISTROS ADMINISTRATIVOS, DE LA FACULTAD Y DE LOS ESTUDIANTES

Las escuelas primarias, secundarias y de educación superior deben respetar normas sobre la retención de los registros físicos. En Access, nuestros expertos en administración de registros locales cuentan con la experiencia en el sector para ayudarlo a crear programas de retención que cumplan con todos los requisitos necesarios para PII y PHI en relación con los estudiantes y la facultad. Estos programas no solo aseguran el cumplimiento, sino que también reducen los costos del programa mejorando el uso del espacio.

Nuestros centros de registros con certificación PRISM Privacy+ ofrecen características de seguridad innovadoras que incluyen las siguientes:

  • Sistemas de videovigilancia en continuo funcionamiento, tanto internos como externos.
  • Procedimientos de rastreo de inventario establecidos, basados en códigos de barra a nivel del contenedor y de las cintas.
  • Procesos internos que ayudan a mantener una cadena ininterrumpida de custodia.
  • Acceso gratuito a nuestros poderosos análisis y tecnologías, para evaluar de manera segura y administrar su inventario en línea.

En el caso de los documentos y archivos que requieran un nivel de protección mayor, o que sean susceptibles al deterioro (como microfilm), también ofrecemos bóvedas con protección contra incendios que poseen sistemas de climatización y requisitos biométricos dactilares.

TRANSICIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN FÍSICA A DIGITAL

Gracias a la conversión digital de los registros físicos, los administradores, la facultad, los estudiantes y los exalumnos podrán compartir archivos, acceder a ellos y adjuntarlos con facilidad en todos los campus y redes, sin importar la distancia. Además, la combinación de activos de información física y digital le permite categorizar y archivar juntos registros relacionados, lo que ayuda a garantizar que los documentos ya no se almacenen incorrectamente, se dupliquen o se pierdan por completo.

Nuestros servicios de escaneo a pedido y digitalización de documentos pueden optimizar las tareas asociadas con solicitudes, inscripciones, ayuda financiera, matrícula, transferencias, nómina/beneficios, programas especiales, contacto con atletas y exalumnos sin sacrificar la seguridad ni la autorización de usuarios. Nuestros análisis y tecnologías poderosos también le permiten realizar lo siguiente:

  • Proporcionar retención, acceso y destrucción de pistas de auditoría.
  • Monitorear el acceso y las actividades en busca de comportamientos sospechosos.
  • Personalizar los niveles de permisos para controlar las recuperaciones.

En Access, contamos con amplia experiencia en el escaneo de los diversos documentos que necesitan las facultades, las universidades y otras escuelas con visión de futuro, que incluyen lo siguiente:

  • Registros de Estudiantes
  • Registros de Personal
  • Registros de Exalumnos
  • Documentos Administrativos
  • Solicitudes de Inscripción
  • Contratos Docentes
  • Documentos de Becas y Subsidios
  • FundDatos de Recaudación de Fondos
  • Cronogramas de Clases
  • Transcripciones
  • Notas de Exámenes Oficiales
  • Facturas

Como beneficio adicional, contamos con centros de datos redundantes para garantizar que sus registros estén a salvo de desastres naturales y que siempre estén disponibles a través de conexiones seguras a Internet.

RECUPERACIONES DE DOCUMENTOS SEGURAS Y PRECISAS

Su personal, facultad, administradores y demás departamentos requieren acceso a los registros para tomar decisiones de manera rápida y eficiente sobre sus clases y obligaciones. FERPA también permite a los padres y estudiantes que cumplen con los requisitos revisar los registros educativos y solicitar correcciones de lo que consideren incorrecto o engañoso.

Sin un programa de recuperación de documentos y administración de registros integral, los recursos limitados, el personal sin experiencia y los sistemas ineficientes pueden crear desafíos, ralentizar los procesos, aumentar los costos y reducir la confianza de los clientes.

Deje que Access ayude. Poseemos las capacidades generales y la experiencia en profundidad para garantizar que las solicitudes de recuperación física y digital se realicen de manera oportuna y conforme a las necesidades específicas de su escuela o universidad.

Cuando se solicita una copia digital de un registro físico, haremos que sea accesible a través de nuestra interfaz cifrada, o integraremos nuestro sistema con sus soluciones ERP existentes, sistemas de información de estudiantes o portales personalizados y la importaremos allí directamente. Los usuarios autorizados pueden recuperar, revisar y comentar los archivos, cuando y donde sea necesario.

Cuando se reciben solicitudes archivos físicos, junto cualquier autorización necesaria firmada, ubicaremos y le entregaremos los documentos con rapidez, y nos aseguraremos de que cumpla con las fechas límite, mantenga el cumplimiento y aumente la eficiencia administrativa.

PROGRAMAS DE DESTRUCCIÓN QUE CUMPLEN CON LA NORMATIVA

Los registros físicos que exceden los requisitos de retención aumentan sus necesidades y costos de almacenamiento, mientras que la destrucción incorrecta de materiales hace que sea susceptible a multas, sanciones y posibles filtraciones de seguridad. No sea víctima de estos errores simples; permita que Access lo ayude a establecer programas de destrucción que cumplan con la normativa y a desechar de manera segura registros relevantes.

En Access, contamos con una vasta experiencia en el trabajo con recursos humanos, contabilidad, operaciones, admisiones, asuntos estudiantiles y departamentos de personal en instituciones educativas con visión de futuro en todos los EE. UU. y en el exterior. Nos tomamos el tiempo para comprender verdaderamente las necesidades de cada escuela, facultad o universidad para crear programas de destrucción de documentos personalizados para mitigar los riesgos y ahorrar costos. Además, garantizamos el cumplimiento con todas las normas aplicables, así como opciones de destrucción flexibles y escalables, mediante la retención de instalaciones con certificaciones de cumplimiento con NAID AAA y PCI DSS.